Comment rédiger un courrier ?

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Il est fondamental d’apprendre les règles de la mise en page d’un courrier, car cette compétence vous servira dans votre entreprise, à l’école, dans votre recherche d’emploi, vos démarches administratives, vos relations personnelles et professionnelles…

Ainsi, vous serez en mesure de communiquer des informations, exprimer vos désirs ou votre affection. Cependant, il sera nécessaire de respecter quelques règles simples pour présenter votre lettre correctement.

Bien évidemment, la mise en forme et le contenu d’une lettre varie selon le contexte et son destinataire. Nous allons aborder ici les principes de base d’une lettre-type qui s’appliquent à toutes les correspondances.

Support du courrier

Votre lettre sera généralement présentée sur :

  • Un papier de qualité
  • Au format A4
  • Orientation  portrait
  • Vierge de toute ligne et marge

 

Courrier Manuscrit ou dactylographié ?

Lettre ManuscriteLa lettre manuscrite est abandonnée au profit d’une version dactylographiée. Cette dernière est tout à fait adaptée à l’usage administratif, n’hésitez pas à y recourir, surtout si vous avez une écriture particulièrement déplaisante.

Je vous conseille d’utiliser le courrier manuscrit pour vos courriers personnels (C’est quand même plus romantique une lettre d’amour manuscrite…  :heart:  ) et seulement lorsqu’il est expressément demandé au niveau administratif et professionnel. C’est rare, mais cela arrive quelque fois dans les offres d’emploi.

 

Structure et mise en forme du courrier

L’en-tête de la lettre

Nous allons voir qu’elles sont les informations à mettre dans l’en-tête de votre courrier et comment les présenter :

  • Inscrivez votre prénom, votre nom et votre adresse en haut, à gauche de la page
  • Inscrivez le nom et l’adresse du destinataire en dessous sur la droite
  • Notez le lieu et la date de votre courrier
  • Notez l’objet de votre courrier et en dessous les éventuelles références et mettez le tout sur la gauche de la page, aligné avec votre adresse.

Le corps de la lettre

On commence toujours un courrier par une formule d’appel telle que «Madame», «Monsieur le Directeur» ou si l’on ne sait pas à qui l’on s’adresse «Madame, Monsieur,». Cette formule d’appel est décalé par rapport au bord de la feuille. Attention : cette formule sera reprise dans la phrase de politesse en fin de lettre.

Le début de chaque paragraphe sera décalé et aligné sur la formule d’appel de la lettre. Votre lettre devra être agréable à lire, pensez à faire des phrases courtes et à bien aérer les paragraphes.

Quelque soit votre degré d’affinité avec le correspondant, vous devez conclure votre courrier en le saluant par une formule de politesse qui reprend la formule d’appel.

La signature sera alignée avec l’adresse du destinataire et le rappel des pièces jointes avec la vôtre.

Le contenu du courrier

Bien formuler vos phrases

Il est important que vous évitiez au maximum les fautes de grammaire et d’orthographe. Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’écriture et la formulation de vos idées, vous pouvez me contacter afin d’obtenir un devis et je me ferai un plaisir de corriger votre courrier.

Sur cette page vous trouverez mes prestations, n’hésitez pas à me contacter afin que l’on discute ensemble de vos besoins.

Restez toujours courtois et cordial, expliquez les faits de la façon la plus objective possible, et ce, quel que soit le litige éventuel avec votre interlocuteur.

Les erreurs classiques

Attention à l’accord du participe avec l’auxiliaire avoir, les expressions idiomatiques et les fautes répandues comme «croivent», «malgré que», «croyent», «voye».

«Suite à» bien qu’admis dans un usage administratif, il constitue une erreur, contrairement à «Faisant suite» par exemple.

Mes conseils :Conseils Courrier

  • En cas de lettre manuscrite, toute rature ou utilisation d’un effaceur (ou correcteur) est à proscrire, recommencez votre lettre depuis le début.
  • En fin de ligne, ne coupez pas les mots (dans la mesure du possible) et ne finissez pas par un article contracté comme «l’».
  • N’employez jamais d’abréviation de type SMS, c’est un manque total de respect.
  • Préférez le pronom personnel «nous» au pronom indéfini «on» et ne commencez pas votre lettre par «Je», exception faite de «J’ai l’honneur».
  • Gardez des doubles de vos courriers (photocopie, numérisation) et n’expédiez jamais des justificatifs originaux.
  • Pour vos correspondances les plus importantes, pensez à la lettre recommandée, c’est le meilleur moyen d’avoir une trace probante.
  • Rester sobre : pas de papier, d’enveloppe ou de timbre fantaisiste, vous risquez d’y perdre toute crédibilité.

 

Qu’avez-vous pensé de cet article ?  Vous a-t-il aidé à rédiger votre courrier ? Dites-moi en commentaire ce que vous en avez pensé et quels sont les points que vous aimeriez que j’aborde.

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